Responsabile della Conservazione
Per una corretta gestione di tutta la procedura di conservazione sostitutiva, nel pieno rispetto delle normative vigenti
Come ormai noto, tutte le fatture elettroniche devono, in base alla normativa vigente, essere conservate digitalmente (conservazione sostitutiva) per 10 anni da un conservatore abilitato dall Ag.I.D. (Agenzia per l’Italia Digitale).
La conservazione digitale è dunque una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
A partire dal 1 gennaio 2022 l’AgID ha emesso le nuove linee guida per la gestione dei documenti fiscali, identificando le seguenti figure:
- Responsabile della Conservazione: Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. (Legale rappresentate dell’azienda utente o soggetto terzo esterno)
- Responsabile del Servizio di Conservazione: è quel soggetto che coordina il processo di conservazione all’interno del soggetto conservatore.
- Soggetto Produttore: provvede a generare e trasmettere al sistema di conservazione i pacchetti di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il conservatore e descritti nel manuale di conservazione del sistema di conservazione. (Azienda utente)
- Titolare dell’oggetto di conservazione: è il rappresentate legale dell’azienda
Tra le novità è stata introdotta una modifica per quanto riguarda la nomina esplicita di un Responsabile della Conservazione che potrà essere una figura interna o esterna all’azienda.
La nuova normativa prevede poi che il soggetto che assume il ruolo “Responsabile del Servizio di Conservazione” e il soggetto “Responsabile della Conservazione”, non possano coincidere.
Sinergica Software mette a disposizione dei suoi clienti il “Servizio Conservazione”, per aiutarli ad adeguarsi alle nuove linee guida 2022.
Ci occuperemo di:
- redigere il Manuale Pdf della conservazione, diventando a tutti gli effetti il responsabile dei documenti digitali della Vostra azienda;
- controllare e vigilare sui processi svolti da parte del Conservatore, per il corretto adempimento delle normative in tema di conservazione digitale;
- supervisionare e definire le risorse aziendali che operano sui vari documenti informatici inviati in conservazione (Fatture Attive, Passive, Registri, PEC e tutti gli altri documenti per i quali è prevista);
- acquisire in capo al proprio Rappresentante Legale la responsabilità in caso di eventuali ispezioni o contestazioni da parte degli Enti preposti sulla corretta esecuzione dei processi di conservazione dei documenti.
- delegare il ruolo di “Responsabile del Servizio di Conservazione”.
Grazie alle conoscenze e competenze dei nostri tecnici certificati ed autorizzati, possiamo offrirvi sempre un adeguato supporto, gestendo tutto il processo di conservazione, nel pieno rispetto delle normative vigenti e sarà nostra cura svolgere tutte le attività connesse, rendicontandole adeguatamente.
